Gestão documental e sustentabilidade foi o tema da palestra de Hugo Tavares, historiador e técnico da Secretaria Municipal da Administração, nesta quarta-feira (27), no Café da Manhã Unilivre - encontro quinzenal de palestras sobre sustentabilidade promovido pela instituição. Participaram representantes dos setores público, privado e não governamental.

Tavares apresentou a estrutura, o funcionamento e os serviços prestados pelo Arquivo Público Municipal. O trabalho feito pelo Arquivo Público virou exemplo de gestão documental moderna e eficiente para outras cidades brasileiras, incluindo as ações para controle ambiental e desenvolvimento sustentável. O técnico da prefeitura mostrou que o Arquivo envolve quase 500 mil folhas; 60 milhões de fotogramas; 2 mil toneladas de papel, aproximadamente uma fila de caminhões de 1,5 km ou 40 km de documentos textuais.

Tavares destacou que a meta da Secretaria da Administração é reduzir em 90% o número de folhas de documentos. Para isso, foi adotado em 2006, o plano municipal de controle ambiental e de desenvolvimento sustentável, que assimila o documento a partir da sua produção, tramitação, uso, avaliação ao arquivamento.

"Queremos, ao final da gestão Beto Richa, além de assegurar que os documentos produzidos sejam os melhores testemunhos de uma atividade, garantir a produção e a manutenção de sua autenticidade e fidelidade e, por fim, queremos chegar a um processo de armazenamento que use apenas 10% do espaço hoje ocupado", explicou Tavares. "Para essa redução drástica e necessária, sem prejudicar a qualidade e fidelidade da documentação pública legal, é feita a atualização contínua dos processos de gestão arquivística de documentos, com a informatização total do sistema".
Atendimento - Tavares informa que anteriormente, o tempo para a entrega de um documento solicitado pelo contribuinte junto ao arquivo público municipal, era de aproximadamente 40 dias. "Hoje, esse prazo é de um dia e em determinados casos, de uma hora”, afirma.
O modelo de gestão documental sustentável desenvolvido pela Prefeitura de Curitiba conta com o envolvimento de todas as secretarias e, principalmente, dos 35 mil servidores municipais.

Tavares explica que nos últimos dois anos, o trabalho da Secretaria da Administração tem como um dos focos principais a conscientização dos funcionários – os produtores de documentos legais que disputarão vaga no Arquivo Público Municipal. Assim, é necessário que esse papel, antes de virar documento de arquivo, passe por criterioso processo de avaliação para não virar lixo nas gavetas da instituição, cujo espaço é raro e caro para a administração. A idéia é continuar trabalhando na conscientização dos servidores municipais para evitar a formação do "lixo documental".

Mas o que fazer com a enorme massa documental textual, isto é, com o papel que deve ser eliminado? A solução foi encontrada dentro da própria Prefeitura, ao assumir a administração da Usina de Valorização de Recicláveis, em Campo Magro, afirmou Tavares. A usina é responsável pela triagem dos resíduos sólidos reaproveitáveis, coletados pelo programa "Lixo que não é Lixo" e que, vendidos às usinas de reciclagem financiam programas sociais da Fundação de Ação Social (FAS).
Com produtos retirados do lixo, foi montada uma biblioteca e um museu que abrigam curiosidades, que poderiam ter sido destruídas, e hoje servem de fonte de informação. "No final das contas ganham o arquivo público municipal, a Prefeitura, a comunidade e, principalmente, o meio ambiente", acrescentou Hugo Tavares.

Serviço - O Café da Manhã da Unilivre é um ciclo quinzenal de palestras sobre sustentabilidade sempre ligado aos três setores da economia: público, privado e não governamental. Rua Victor Benato, 210 - Pilarzinho – Curitiba – fone: 3254-5548.